Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Методы и формы проведения педагогических советов
Типология педагогических советов по методам и формам Метод – это путь, способ продвижения к истине. Методы обучения и воспитания выступают как упорядоченные способы деятельности по достижению образовательных целей. Форма же трактуется как внутренняя организация содержания, как конструкция отрезков, ...

Цели и задачи изучения физики
Основными целями изучения физики являются: 1. освоение знаний о механических, тепловых, электромагнитных и квантовых явлениях; законах, которым они подчиняются; методах научного познания природы и формирование на этой основе представлений о физической картине мира; знакомство с основами фундаментал ...

Профессорско-преподавательский состав
В процессе проведения эксперимента вузами-участниками была создана система, подготовки и повышения квалификации профессорско-преподавательского состава, обеспечивающая высокое качество обучения дистанционных студентов. Общее количество привлекаемого на постоянной и временной основе ППС составляет б ...