Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Взаимосвязь мышления и процесса чтения
Чтение - вид умственной деятельности человека. В процессе чтения человеческим мозгом производится работа по переложению кодов, использованных автором для реализации своего замысла, на более привычную для читателя систему знаков. Происходит выяснение значений языковых единиц. Слова, составляющие тек ...

Тканые орнаменты стран Балтии
Орнаментальное искусство в странах Балтии занимает особо важное место. Именно в произведениях народного крестьянского ремесла (вязание, вышивка, ткачество) на протяжении столетий бережно сохраняются и утверждаются национальные художественные традиции. Они отличаются органическим слиянием эстетическ ...

Организация и итоги студенческой олимпиады 2013 года
В 2012 году кафедра социальной работы вошла в состав Института комплексной безопасности и была преобразована в кафедру социальной работы и социальной безопасности. Таким образом, концепт «социальная безопасность» получил академическую базу для развития. Коллектив кафедры надеется, что традиции и оп ...