Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Методы обучения детей сезонным изменениям в природе
В педагогическом процессе детского сада используются различные формы организации детей при ознакомлении их с природой. Занятия или экскурсии чаще всего проводятся со всеми детьми (фронтальная форма организации). Труд и наблюдения за природой лучше организовать с небольшой подгруппой или индивидуаль ...

Технология модульного обучения
В современном Казахстане идет становление своей, национальной модели образования. Этот процесс сопровождается изменением образовательной парадигмы. На смену старому содержанию образования идет новое; традиционная объект-субъектная педагогика Я.А. Коменского, И. Гербарта заменяется иной, обращенной ...

Анализ результатов исследования словаря шестилетних у детей с общим недоразвитием речи
В результате анализа данных, полученных при обследовании словарного запаса старших дошкольников с ОНР (III уровень), было выявлено, что не один из испытуемых не смог справится правильно со всеми заданиями диагностики без ошибок. При качественном анализе пассивного словаря дошкольников обеих групп о ...