Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Психолого-педагогическое обоснование проблемы необходимости ознакомления детей с народным декоративно-прикладным искусством
Народное искусство как проявление творчества народа близко по своей природе творчеству ребенка (простота, завершенность формы, обобщенность образа), именно поэтому оно близко восприятию ребенка, понятно ему. В народном декоративно-прикладном искусстве окружающий мир отражается условно, символами, з ...

Общие сведения о Енапаевской средней общеобразовательной школе
Система образования в Енапаево имеет глубокие корни и охватывает большой период времени, как историческое прошлое села, которому нынче 435 лет. По переписным данным 1826 года. в с.Енапаево была медресе, где учились шакирды с 1 по 10 класс (год). Для учебы приезжали из разных уездов: из Кунгура, Баш ...

Задачи и содержание работы по развитию слухового восприятия у глухих и слабослышащих школьников
Существующая в настоящее время система работы по развитию слухового восприятия глухих детей была разработана в 70-е г.г. XX в. (Т.А. Власова, Е.П. Кузьмичёва, Э.И. Леонгард и др.). Экспериментальные исследования выявили значительные потенциальные возможности глухих детей в восприятии устной речи, к ...