Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Виды и жанры живописи
Живопись подразделяют на монументальную, декоративную, театрально-декорационную, миниатюрную и станковую. Монументальная живопись – особый вид живописных произведений большого масштаба, украшающих стены и потолки архитектурных сооружений. Она раскрывает содержание крупных социальных явлений, оказав ...

Содержание деятельности учреждений для детей-сирот на современном этапе
На современном этапе развития общества содержание деятельности учреждений для детей, оставшихся без попечения родителей, является актуальной социально-педагогической проблемой. По-новому посмотреть на проблемы детских домов позволяет социальная педагогика. Понятием «социальный» (от лат. socialis – ...

Начальный этап экспериментального исследования
Основная цель, которую мы преследовали на данном этапе нашего экспериментального исследования, - выявление у детей умений работать с текстом как в условиях коллективного, так и индивидуального занятия. Нами было разработано два занятия. Одно предполагало чтение и работу с текстом, другое - собствен ...