Составление номенклатуры и формирование дел

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

1. Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам

2. Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам

3. Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

4. Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов

5. Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить

6. В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.

В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.

Еще по теме:

Диагностика физических показателей и двигательных умений у детей на занятиях по плаванию
На основе проведенных исследований и опыта работы по обучению плаванию дошкольников отобран ряд контрольных упражнений, на основе которых можно оценивать двигательные умения детей в воде. Оценка плавательной подготовленности детей проводится в мае – июне. Допустимо проводить оценку и по мере решени ...

Краткий анализ сочинений «Моя родословная»
Одна из актуальных задач педагогов в согласии с родителями воспитать у ребят чувство ответственности за свою семью, свою фамилию, продолжение своего рода, сохранение добрых семейных традиций, осознании истории семьи, как части истории своего народа. Проанализировав сочинения семиклассников «Моя род ...

Содержание образования начальных школ инновационного типа как объект анализа
27 мая 1992 года Постановлением главы администрации города № 544 от 02. 07.92 года ученый совет СГПИ принял историческое решение открыть при институте гимназические классы. Возглавили эту работу Зимин А.П., Столин В.Е., Якимец С.В. Это решение было утверждено 2 июля 1992года. 77 человек были зачисл ...