Составление номенклатуры и формирование дел

В соответствии с рассмотренной схемой (см. табл. 7) были построенные существующие схемы обработки управленческой документации. На рис. 3. показана контекстная диаграмма ведения документооборота в школе.

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, что весь документооборот в школе осуществляется на основании:

Устава школы;

Внутренних положений (о Совете Школы, о Педагогическом совете и т.д.)

Должностных инструкций отдельных сотрудников, ответственных за ведение управленческой документации.

В процессе документооборота участвуют:

Внешние источники;

Сотрудники школы;

Администрация школы (директор, бухгалтер, заместители директора);

Секретарь.

В процесс документооборота в качестве исходных документов включены:

Письма;

Служебные записки;

Объяснительные записки;

Заявления;

Планы работы;

Отчеты.

Рис. 3. Контекстная диаграмма процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 4. Декомпозиция процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 5. Диаграмма потоков данных в существующей системе документооборота (DFD, AS-IS)

В результате осуществления операций с этими документами формируются:

Приказы;

Договоры;

Утвержденные планы и отчеты;

Архивные документы (в состав входят все документы, которые в соответствие с табл. 7 подлежат хранению)

На рис. 4 показана декомпозиция контекстной диаграммы документооборота, которая дает более подробное представление о том, как осуществляется этот процесс в школе в настоящее время. Как видно из представленного рисунка, процесс документооборота состоит из пяти основных этапов:

Обработка входящей документации;

Формирование приказов;

Формирование кадровых документов;

Утверждение внутренних документов;

Передача документов на хранение.

В ходе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются заявления, служебные и объяснительные записки, письма. Данные документы поступают от внешних источников и/или сотрудников школы. Основная роль в реализации этого процесса возложена на секретаря. В ходе выполнения процессов эти документы регистрируются и передаются в качестве документов-оснований для выполнения следующих операций. Более подробно схема документа потока показана на рис. 5 в виде диаграммы DFD. На ней же показаны потоки в других процессах.

В ходе процесса формирования приказов оформляются различные приказы на основании входящей документации. При этом основная роль в этом процессе отведена представителям администрации и секретарю.

В ходе процесса формирования кадровых документов на основании заявлений сотрудников и внешних источников формируются кадровые приказы. При этом, если было подано заявление о приеме на работу, то будет сформирован договор. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса утверждения внутренних документов рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

Еще по теме:

Идея свободы и сотрудничества
"Почти все педагоги смотрели на класс с кафедры, искали способы, с помощью которых учителю удобнее учить. Он впервые взглянул на класс с другой стороны – с парты. Он искал способы преподавать так, чтобы ученику было удобно учиться" С.Соловейчик "Педагогика для всех" Процесс восп ...

Критерии и диагностика уровня сформированности эстетического опыта детей младшего школьного возраста
Далее мы приведем описание опытно-экспериментальной работы, целью которой явилось выявление возможностей средств искусства в эстетическом воспитании младших школьников. Именно выявление возможностей искусства, как основного средства эстетического воспитания младших школьников явилось предметом наст ...

Нормативно-правовая база патриотического воспитания и методы формирования патриотических качеств личности
К настоящему времени уже сформирована определенная нормативно-правовая база патриотического воспитания. Имеются постановление Совета Министров РСФСР № 253 от 14 мая 1991 года "О допризывной подготовке учащейся молодежи в государственных общеобразовательных учебных заведениях РСФСР", Закон ...