Составление номенклатуры и формирование дел

В соответствии с рассмотренной схемой (см. табл. 7) были построенные существующие схемы обработки управленческой документации. На рис. 3. показана контекстная диаграмма ведения документооборота в школе.

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, что весь документооборот в школе осуществляется на основании:

Устава школы;

Внутренних положений (о Совете Школы, о Педагогическом совете и т.д.)

Должностных инструкций отдельных сотрудников, ответственных за ведение управленческой документации.

В процессе документооборота участвуют:

Внешние источники;

Сотрудники школы;

Администрация школы (директор, бухгалтер, заместители директора);

Секретарь.

В процесс документооборота в качестве исходных документов включены:

Письма;

Служебные записки;

Объяснительные записки;

Заявления;

Планы работы;

Отчеты.

Рис. 3. Контекстная диаграмма процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 4. Декомпозиция процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 5. Диаграмма потоков данных в существующей системе документооборота (DFD, AS-IS)

В результате осуществления операций с этими документами формируются:

Приказы;

Договоры;

Утвержденные планы и отчеты;

Архивные документы (в состав входят все документы, которые в соответствие с табл. 7 подлежат хранению)

На рис. 4 показана декомпозиция контекстной диаграммы документооборота, которая дает более подробное представление о том, как осуществляется этот процесс в школе в настоящее время. Как видно из представленного рисунка, процесс документооборота состоит из пяти основных этапов:

Обработка входящей документации;

Формирование приказов;

Формирование кадровых документов;

Утверждение внутренних документов;

Передача документов на хранение.

В ходе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются заявления, служебные и объяснительные записки, письма. Данные документы поступают от внешних источников и/или сотрудников школы. Основная роль в реализации этого процесса возложена на секретаря. В ходе выполнения процессов эти документы регистрируются и передаются в качестве документов-оснований для выполнения следующих операций. Более подробно схема документа потока показана на рис. 5 в виде диаграммы DFD. На ней же показаны потоки в других процессах.

В ходе процесса формирования приказов оформляются различные приказы на основании входящей документации. При этом основная роль в этом процессе отведена представителям администрации и секретарю.

В ходе процесса формирования кадровых документов на основании заявлений сотрудников и внешних источников формируются кадровые приказы. При этом, если было подано заявление о приеме на работу, то будет сформирован договор. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса утверждения внутренних документов рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

Еще по теме:

Грамотность – ее основные термины и положения
Чтобы говорить о подготовительном периоде обучения детей грамотности следует дать определения её (грамотности) основным терминам. Итак, чтение на начальном этапе формирования есть действие по воссозданию звуковой формы слова на основе его графической (буквенной) модели. Если принять современную тер ...

Методика обучения информационному моделированию с применением поисковой исследовательской задачи на уроке по теме «Использование MS Excel для решения задачи оптимального планирования»
1. Вводно-мотивационный этап: Цели урока: Образовательная: - разработка информационной модели, позволяющей определить оптимальное количество кондитерских изделий с целью получения наибольшей выручки. - практическое освоение функции MS Excel «Поиск решения» для построения оптимального плана. Развива ...

Понятия воображения его свойства и виды, формирование в онтогенезе
Воображение, пожалуй, одно из самых известных и вместе с тем непонятных психологических явлений. Его природа и жизненное значение до сих пор до конца не выяснены, несмотря на многочисленные попытки его изучения. Как только ни трактовали, какими - только свойства ни наделяли воображение. Теологи усм ...