Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Области применения компьютера в процессе образования
Существуют две основные области применения компьютеров в обучающей деятельности. Первая из них связана с традиционным обучением, подкрепленным компьютером. Иногда это называют компьютерной поддержкой традиционного обучения. При этом соответствующим образом запрограммированный компьютер применяется ...

Анализ уровня сформированности учебной мотивации учащихся 11 группы «Сварочное производство»
За период государственной аттестационной практики было выявлено, что успеваемость группы делится на три уровня: низкая, стабильная и высокая. В результате напрашивается вывод, что учащихся необходимо мотивировать к учебе. Для дальнейшей работы в группе была проведена диагностика О. С. Гребенюк на в ...

Педагогические условия, обеспечивающие эффективность освоения педагогами метода экспериментирования
Для эффективности педагогического процесса необходим постоянный поиск новых, более результативных методов воспитания и обучения, при помощи которых происходит передача детям содержания образования. Необходимость создания таких методов обосновывалась еще в работах многих педагогов, что возможно на б ...