Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Оснащение телекоммуникациями
Каждый вуз-участник в период действия эксперимента проводил активное развитие телекоммуникационных и информационных систем. Телекоммуникационные каналы, которыми оснащены вузы, можно разделить на два типа – внешние и внутренние, следующим образом: телекоммуникационные каналы (внешние), обеспечивающ ...

Анализ сертификации рабочего места
При установке компьютеров в школе и работе с компьютером соблюдаются следующие правила. Правила по электрической безопасности. Персональный компьютер — электроприбор. От прочих электроприборов он отличается тем, что для него предусмотрена возможность длительной эксплуатации без отключения от электр ...

Рекомендации и предложения по воспитанию нравственных ценностей у младших подростков в классном коллективе
В данном параграфе мы дадим рекомендации и предложения педагогу-воспитателю по созданию условий воспитания нравственных ценностей у младших подростков, на основе теоретических представлениях и анализе практики: 1) Создание в классе дружеской поддерживающей атмосферы, гуманистический стиль общения. ...