В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Модель документооборота AS-IS
В настоящее время в школе используется бумажный документооборот. В ходе практики были проанализированы особенности ведения управленческой документации - приказов, планов, отчетов, справок, докладных и объяснительных записки, писем и договоров. В таблице 7 приведены требования по формированию и обработке управленческой документации. В таблице использованы следующие обозначения:
А – администрация;
В – внешний источник.
Д – исполняется по дате, указанной в документе;
ДО – с документом-основанием;
Н – исполняется немедленно;
НИ – исполнение не требуется;
НХ – хранение в архиве не требуется;
О – отдельно от других документов;
С – секретарь;
Ш – вся школа (любое ее подразделение);
Таблица 7 – Схема документооборота школы
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка | ||||||||||
№ п/п |
Наименование и назначение документа (Способ получения: на бумаге, по телефону, на магнитном носителе, по локальной сети, электронной почте, из общей базы данных и т.п.) |
Кол-во экз. |
Где выписывается (подразделение) |
Где оформляется (подразделение) |
Где исполняется (подразделение) |
Срок исполнения |
Где проверяется (подразделение) |
Кто какой экземпляр представляет (экз. № – подразд.) |
Порядок представления (с каким документом) |
Срок исполнения |
Где исполняется (подразделение) |
Срок исполнения |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 | |
1 |
Приказ директора |
2 |
А |
А |
Ш |
Н |
А |
1-й |
О ДО |
Н |
Ш |
Д |
2 |
Планы работы |
1 |
Ш |
Ш |
Ш |
Д |
А |
1-й |
О |
Н |
Ш |
Д |
3 |
Отчеты |
1 |
Ш |
Ш |
Ш |
Д |
А |
1-й |
О |
Н |
Ш |
Д |
4 |
Справки |
1 |
А |
А |
А |
НИ |
А |
1-й |
О |
НИ |
НИ |
Д |
5 |
Докладные записки |
1 |
Ш |
Ш |
Ш |
Н |
А |
1-й |
О |
Н |
А |
Н |
6 |
Служебные записки |
1 |
Ш |
Ш |
Ш |
Н |
А |
1-й |
О |
Н |
А |
Н |
7 |
Письма |
1 |
В |
В |
А |
НИ |
А |
1-й |
О |
НИ |
А |
Н |
8 |
Договоры |
2 |
А |
А |
А |
Н |
А |
1-й |
О ДО |
Н |
А |
Д |
9 |
Заявления |
1 |
Ш, В |
Ш, В |
Ш, В |
Н |
А |
1-й |
О |
Н |
А |
Д |
Еще по теме:
Причины возникновения РДА
В качестве объяснений возникновения РДА выдвигались различного рода гипотезы, среди которых можно выделить основные предположения, первое из которых было сформулировано Л. Каннером и в некоторых источниках звучит как "теория эмоциональной холодности родителей". Значимость недостаточно нас ...
Формирование здорового образа жизни школьников как
основа профилактики хронических заболеваний
Хронические заболевания - это заболевания внутренних органов, которыми люди болеют длительное время. Чаще всего излечиться от этих заболеваний невозможно, можно лишь добиться стойкой ремиссии - отсутствие обострений заболевания в течение длительного времени (иногда несколько лет). С некоторыми забо ...
Игра, как средство развития интереса к
изучаемому языку
Игра "Мазанка" предназначена для закрепления грамматического материала, берется соответствующая теме картинка, которая разрезана на несколько частей и на обратной стороне какой либо части картинки пишется предложение. Например: при прохождении темы "Предлоги" The bear is on the ...