Составление номенклатуры и формирование дел

Страница 1

В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Модель документооборота AS-IS

В настоящее время в школе используется бумажный документооборот. В ходе практики были проанализированы особенности ведения управленческой документации - приказов, планов, отчетов, справок, докладных и объяснительных записки, писем и договоров. В таблице 7 приведены требования по формированию и обработке управленческой документации. В таблице использованы следующие обозначения:

А – администрация;

В – внешний источник.

Д – исполняется по дате, указанной в документе;

ДО – с документом-основанием;

Н – исполняется немедленно;

НИ – исполнение не требуется;

НХ – хранение в архиве не требуется;

О – отдельно от других документов;

С – секретарь;

Ш – вся школа (любое ее подразделение);

Таблица 7 – Схема документооборота школы

Создание документа

Проверка документа

Обработка

№ п/п

Наименование и назначение документа (Способ получения: на бумаге, по телефону, на магнитном носителе, по локальной сети, электронной почте, из общей базы данных и т.п.)

Кол-во экз.

Где выписывается (подразделение)

Где оформляется (подразделение)

Где исполняется (подразделение)

Срок исполнения

Где проверяется (подразделение)

Кто какой экземпляр представляет (экз. № – подразд.)

Порядок представления (с каким документом)

Срок исполнения

Где исполняется (подразделение)

Срок исполнения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

Приказ директора

2

А

А

Ш

Н

А

1-й

О

ДО

Н

Ш

Д

2

Планы работы

1

Ш

Ш

Ш

Д

А

1-й

О

Н

Ш

Д

3

Отчеты

1

Ш

Ш

Ш

Д

А

1-й

О

Н

Ш

Д

4

Справки

1

А

А

А

НИ

А

1-й

О

НИ

НИ

Д

5

Докладные записки

1

Ш

Ш

Ш

Н

А

1-й

О

Н

А

Н

6

Служебные записки

1

Ш

Ш

Ш

Н

А

1-й

О

Н

А

Н

7

Письма

1

В

В

А

НИ

А

1-й

О

НИ

А

Н

8

Договоры

2

А

А

А

Н

А

1-й

О

ДО

Н

А

Д

9

Заявления

1

Ш, В

Ш, В

Ш, В

Н

А

1-й

О

Н

А

Д

Страницы: 1 2 3

Еще по теме:

Проблемы формирования воображения у младших школьников с ОНР
Развитию детского воображения весьма способствует усвоение речи, а задержка речевого развития приводит к отставанию в развитии мышления и воображения. Речь освобождает ребенка от власти непосредственных впечатлений, позволяет выйти за их пределы. По А.Р.Лурия (1998), это приводит к созданию как бы ...

Организация и итоги студенческой олимпиады 2013 года
В 2012 году кафедра социальной работы вошла в состав Института комплексной безопасности и была преобразована в кафедру социальной работы и социальной безопасности. Таким образом, концепт «социальная безопасность» получил академическую базу для развития. Коллектив кафедры надеется, что традиции и оп ...

Опыт проведения олимпиад по социальной работе
Олимпиада по социальной работе, безусловно, является одной из активных форм обучения профессии, способствует повышению мотивации к профессиональной деятельности; систематизирует знания и повышает компетентность участников; создает новые пространственные поля для научно-исследовательской деятельност ...

Навигация

Copyright © 2022 - All Rights Reserved - www.goldedu.ru