Составление номенклатуры и формирование дел

В соответствии с рассмотренной схемой (см. табл. 7) были построенные существующие схемы обработки управленческой документации. На рис. 3. показана контекстная диаграмма ведения документооборота в школе.

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, что весь документооборот в школе осуществляется на основании:

Устава школы;

Внутренних положений (о Совете Школы, о Педагогическом совете и т.д.)

Должностных инструкций отдельных сотрудников, ответственных за ведение управленческой документации.

В процессе документооборота участвуют:

Внешние источники;

Сотрудники школы;

Администрация школы (директор, бухгалтер, заместители директора);

Секретарь.

В процесс документооборота в качестве исходных документов включены:

Письма;

Служебные записки;

Объяснительные записки;

Заявления;

Планы работы;

Отчеты.

Рис. 3. Контекстная диаграмма процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 4. Декомпозиция процесса документооборота (AS-IS)

Рис. 5. Диаграмма потоков данных в существующей системе документооборота (DFD, AS-IS)

В результате осуществления операций с этими документами формируются:

Приказы;

Договоры;

Утвержденные планы и отчеты;

Архивные документы (в состав входят все документы, которые в соответствие с табл. 7 подлежат хранению)

На рис. 4 показана декомпозиция контекстной диаграммы документооборота, которая дает более подробное представление о том, как осуществляется этот процесс в школе в настоящее время. Как видно из представленного рисунка, процесс документооборота состоит из пяти основных этапов:

Обработка входящей документации;

Формирование приказов;

Формирование кадровых документов;

Утверждение внутренних документов;

Передача документов на хранение.

В ходе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются заявления, служебные и объяснительные записки, письма. Данные документы поступают от внешних источников и/или сотрудников школы. Основная роль в реализации этого процесса возложена на секретаря. В ходе выполнения процессов эти документы регистрируются и передаются в качестве документов-оснований для выполнения следующих операций. Более подробно схема документа потока показана на рис. 5 в виде диаграммы DFD. На ней же показаны потоки в других процессах.

В ходе процесса формирования приказов оформляются различные приказы на основании входящей документации. При этом основная роль в этом процессе отведена представителям администрации и секретарю.

В ходе процесса формирования кадровых документов на основании заявлений сотрудников и внешних источников формируются кадровые приказы. При этом, если было подано заявление о приеме на работу, то будет сформирован договор. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса утверждения внутренних документов рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

Еще по теме:

Содержание образования начальных школ инновационного типа как объект анализа
27 мая 1992 года Постановлением главы администрации города № 544 от 02. 07.92 года ученый совет СГПИ принял историческое решение открыть при институте гимназические классы. Возглавили эту работу Зимин А.П., Столин В.Е., Якимец С.В. Это решение было утверждено 2 июля 1992года. 77 человек были зачисл ...

Методология и методика изучения ценностных ориентаций
Наиболее богатым и методически обоснованным направлением исследований ценностных ориентаций можно считать исследования, проводившиеся в конце 60-х-70-е годы в США М. Рокичем, а также в других странах на основе разработанного им метода прямого ранжирования ценностей. Ценность М. Рокич определяет как ...

Работа по развитию слухового восприятия устной речи
Развитие слухового восприятия глухих школьников предполагает обучение детей различению, опознаванию и распознаванию на слух различного речевого материала (текстов, фраз, словосочетаний, слов, слогов и даже отдельных звуков). Это обучение осуществляется в ходе всего учебно-воспитательного процесса н ...