Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Учебно-педагогическая документация
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техн ...

Анализ возможностей программ и учебников для формирования познавательных учебных действий младших школьников на уроках литературного чтения в 3 классе
Цель данного параграфа – проанализировать возможности современных учебников и программ «Литературное чтение» «Школа 2100» Р.Н. Бунеева, Е.В. Бунеевой и «Гармония» О.В. Кубасовой для формирования познавательных учебных действий на уроках литературного чтения. Программа «Литературное чтение» Р.Н. Бун ...

Выездные интенсивные школы как одна из форм дополнительного образования
Неисчерпаемые возможности содержания и форм дополнительного образования позволяют человеку быть компетентным, где под компетентностью понимается обладание знаниями, позволяющими судить о чем-либо, быть компетентным – т.е. быть обладающим компетенцией, а под компетенцией – «круг вопросов, в которых ...