Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Проблемный анализ состояния образовательных учреждений
Численность учащихся в школе № 9 236 человек. Из них 167 обучаются по развивающей программе (Эльконин-Давыдов и Занков). Обучение в начальной школе организованно в одну смену. Учебно-воспитательный процесс строится в основном по традиционной классно-урочной системе с применением технологий развиваю ...

Активность родителей в обсуждаемых вопросах
Нередко родительские собрания сводятся к монологу педагога, однако следует активно вовлекать родителей в обсуждение проблем учебно-воспитательного и организационного характера. Анализируя данное родительское собрание можно сказать, что была использована традиционная форма проведения родительских со ...

Понятие «живопись»
Живопись (от рус. живо и писать) – вид изобразительного искусства, заключающийся в создании картин, живописных полотен, наиболее полно и жизнеподобно отражающих действительность. Произведение искусства, выполненное красками (масляными, темперными, акварельными, гуашевыми и др.), нанесенными на каку ...