Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Особенности общения детей дошкольного возраста
В дошкольном возрасте в жизнь ребенка прочно и уже навсегда входят другие дети - сверстники. Между дошкольниками разворачивается сложная и порой драматичная картина отношений. Они дружат, ссорятся, мирятся, обижаются, ревнуют, помогают друг другу, а иногда делают мелкие "пакости". Все эти ...

Содержание деятельности учреждений для детей-сирот на современном этапе
На современном этапе развития общества содержание деятельности учреждений для детей, оставшихся без попечения родителей, является актуальной социально-педагогической проблемой. По-новому посмотреть на проблемы детских домов позволяет социальная педагогика. Понятием «социальный» (от лат. socialis – ...

Подготовка учащегося профессионального колледжа к защите дипломного проекта с использованием информационных технологий
Проекты, как большие, так и маленькие, имеют следующие признаки: Цель — получить конечный продукт или результат; Установленные сроки начала и завершения — дата начала проекта и дата его окончания; Определенные ресурсы — исполнители проекта, оборудование и информация. Проекты могут отличаться по объ ...