Проектирование системы электронного документооборота

Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)

Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;

сложность организации хранения.

Еще по теме:

Обучение учащихся умениям и навыкам
Человек приобретает новые формы поведения, овладевает новыми видами деятельности, необходимыми ему для решения жизненно важных задач, только тогда, когда он научается изменять способы и структуры своих действий, образовывать новые связи между отдельными предметами и их свойствами, между различными ...

Анализ сертификации рабочего места
При установке компьютеров в школе и работе с компьютером соблюдаются следующие правила. Правила по электрической безопасности. Персональный компьютер — электроприбор. От прочих электроприборов он отличается тем, что для него предусмотрена возможность длительной эксплуатации без отключения от электр ...

Краеведческая работа как форма патриотического воспитания
Важным принципом отбора сведений об окружающем мире для детей дошкольного возраста является краеведческий принцип, предполагающий использование в работе с детьми близкого, доступного им материала. Использование в работе с детьми краеведческого материала соответствует возрастным особенностям дошколь ...